Kryptozahlungen: Kosten pro abgeschlossener Bestellung

Wie viel kostet es, bei 10.000 Bestellungen pro Monat Kryptozahlungen ohne Gateway-Gebühr anzunehmen?

Bei 10.000 Bestellungen pro Monat kann die berechnete Gebühr pro Bestellung dennoch irreführend sein, wenn dabei alle Checkouts berücksichtigt werden – auch solche, die nie in Kryptowährung bezahlt wurden. Aussagekräftig ist der Betrag pro abgeschlossener Kryptobestellung, wobei sich jeder Kostenposten anhand eines Belegs nachvollziehen lässt, etwa einer Anbieterabrechnung, einer Wallet-Transaktion oder einer Zeiterfassung.

Wer in der Finanzabteilung fragt: „Wie viel kostet es, bei 10.000 Bestellungen pro Monat Kryptozahlungen ohne Gateway-Gebühr anzunehmen?“, braucht zunächst einen klaren Nenner und eine eindeutige Abgrenzung der Kosten, bevor Anbieter verglichen werden können. Unternehmen, die Kryptozahlungen ohne Gateway-Gebühr annehmen, sollten beachten: Keine Gateway-Gebühr zu zahlen, ist nur ein Posten in dieser Berechnung. Das Ergebnis zum Monatsende hängt davon ab, welche Bestellungen abgeschlossen wurden und welche Ausgaben sich dadurch verändert haben, dass Kryptowährungen als Zahlungsmittel angeboten wurden.

1. Den Nenner festlegen: aufgegebene, bezahlte und in Kryptowährung bezahlte Bestellungen

Beginnen Sie mit den 10.000 Bestellungen, die im Laufe des Monats aufgegeben wurden, und unterteilen Sie sie anhand der Bestelldaten des Shops nach ihrem Status. Aufgegebene Bestellungen sind nicht dasselbe wie bezahlte Bestellungen. Bestellungen, die per Karte oder mit einer anderen Zahlungsmethode bezahlt wurden, gehören nicht in den Nenner für Kryptozahlungen.

Für die Kosten pro abgeschlossener Kryptobestellung zählen Sie jede einzelne Bestellung, die in Kryptowährung bezahlt wurde und den vom Unternehmen festgelegten Status „abgeschlossen“ erreicht hat. Gilt eine Bestellung beim Versand als abgeschlossen, verwenden Sie diesen Status durchgängig. Bedeutet „abgeschlossen“ hingegen die Erbringung einer Dienstleistung, verwenden Sie stattdessen den entsprechenden Liefernachweis. Da sich die Wahl auf den Nenner auswirkt, sollten Sie sie dokumentieren.

Der Nenner muss stimmen.

Eine praktische Berechnung lautet:

Zusätzliche monatliche Kryptokosten ÷ abgeschlossene Kryptobestellungen = Kosten pro abgeschlossener Kryptobestellung.

In den Zähler gehören Kosten, die der Annahme von Kryptowährungen zuzurechnen sind – nicht sämtliche Zahlungskosten für alle 10.000 Bestellungen. Der Nenner sollte weder unbezahlte Rechnungen noch doppelte Zahlungsversuche oder Bestellungen enthalten, die mit einer anderen Zahlungsmethode bezahlt wurden. Gibt ein Kunde zwei separate bezahlte Bestellungen auf, zählen Sie zwei Bestellungen. Werden für eine Bestellung mehrere On-Chain-Überweisungen ausgeführt, zählt sie als eine Bestellung; die Überweisungen werden als Zahlungsvorgänge erfasst.

Erfassen Sie getrennt die Zahl der begonnenen Krypto-Checkouts, der Zahlungsversuche, der bezahlten Kryptobestellungen und der abgeschlossenen Kryptobestellungen. Ein Dashboard, das lediglich „Kryptotransaktionen“ ausweist, zählt möglicherweise Versuche oder Überweisungen statt Bestellungen. Vergleichen Sie daher zunächst die Definition mit den Bestell-IDs im Shop-Export, bevor Sie die Zahl verwenden.

2. Eine Monatsabschluss-Tabelle anhand tatsächlicher Belege erstellen

Die Finanzabteilung sollte die Tabelle anhand datierter Belege zusammenstellen und nicht anhand der prominent dargestellten Preise auf der Website eines Anbieters. Verwenden Sie für den Shop-Export, die Anbieterrechnung, die Wallet-Aktivitäten, die Umrechnungsbelege und die interne Zeiterfassung denselben Kalenderzeitraum. Abweichende Zeiträume können dazu führen, dass eine gültige Zahlung scheinbar fehlt.

Eine Zeile pro Kostenposten lässt sich leichter prüfen als eine einzige monatliche Gesamtsumme. Erfassen Sie Datum, Betrag, Währung, Quelle, gegebenenfalls die zugehörige Bestell-ID, ob der Posten zusätzlich angefallen ist und wie er in die Berechnung einfließt. Bewahren Sie die Originalwährung sowie den Nachweis des Wechselkurses auf, der für die Umrechnung in die Berichtswährung der Buchhaltung verwendet wurde.

Kennzeichnen Sie jeden Posten als direkt, gemeinsam oder ausgeschlossen und notieren Sie kurz den Grund. Eine Rechnungsposition eines Anbieters, die ausschließlich mit der Annahme von Kryptowährungen zusammenhängt, ist beispielsweise direkt zurechenbar. Eine Buchhaltungsplattform, die bereits für Kartenzahlungen genutzt wird, ist dagegen gemeinsam, sofern durch die Einführung von Kryptozahlungen keine zusätzlichen Gebühren entstanden sind. Bei unklarer Zuordnung sollte der Posten zur Prüfung markiert bleiben, statt stillschweigend aus der Gesamtsumme zu verschwinden.

Bewahren Sie den Beleg auf.

Bei einem Onlineshop muss sich der Zahlungsbeleg außerdem zuverlässig mit der zugehörigen Bestell-ID verknüpfen lassen. Händler, die WooCommerce verwenden, können beim Prüfen der Verknüpfung zwischen Checkout-Ereignissen und Shop-Bestellungen den [Leitfaden zu Krypto-Checkouts in WooCommerce](https://payora.money/blog/crypto-payment-gateway-woocommerce-guide?lang=hi) heranziehen. Prüfen Sie die tatsächlichen Felder und das Ereignisverhalten in der installierten Konfiguration, bevor Sie sich in der Tabelle darauf verlassen.

3. Sonderfälle berücksichtigen: Teilzahlungen, abgelaufene Rechnungen und Rückerstattungen

Eine regulär bezahlte Bestellung ist nicht der einzige mögliche Ablauf bei einer Kryptobestellung. Führen Sie für Teilzahlungen, Unterzahlungen, Überzahlungen, verspätete Überweisungen auf eine abgelaufene Rechnung, doppelte Überweisungen und Rückerstattungen ein Protokoll mit einer Zeile pro betroffener Bestell-ID.

Gehen Sie weder davon aus, dass die Bearbeitung eines Sonderfalls kostenlos ist, noch dass dafür immer eine separate Anbietergebühr anfällt. Fragen Sie den Anbieter, welche Schritte zur Klärung unterstützt werden, ob Gebühren anfallen und was passiert, wenn eine Zahlung nach Ablauf der Rechnung eingeht. Prüfen Sie die Antworten anhand des Händler-Tarifs und der aktuellen Vertragsbedingungen.

Bei einer Teilzahlung kann eine Bestellung unbezahlt bleiben, obwohl Geld in einer Wallet eingegangen ist. Erfassen Sie den erhaltenen und den erwarteten Betrag, den Bestellstatus und die ergriffenen Maßnahmen. Kontaktiert ein Mitarbeiter den Kunden oder veranlasst eine Rückerstattung, erfassen Sie diesen Aufwand bei der betreffenden Bestellung, statt die Überweisung als abgeschlossenen Verkauf zu behandeln.

Rückerstattungen benötigen einen eigenen Beleg, da der ursprüngliche Zahlungseingang und die spätere Rückzahlung separate Transaktionen mit unterschiedlichen Wechselkursen umfassen können. Erfassen Sie den zurückgezahlten Betrag, den Vermögenswert, das Datum, die Transaktionsreferenz sowie eine mögliche Differenz zwischen dem ursprünglich erhaltenen und dem zurückgezahlten Betrag. Klären Sie das Rückerstattungsverfahren des Anbieters und mögliche Gebühren, bevor Sie diese in die monatlichen Kosten einrechnen.

Nicht raten.

4. Zusätzliche Kryptokosten von bereits anfallenden Kosten trennen

Entscheidend ist nicht, ob dem Unternehmen überhaupt Kosten für Finanzen oder Support entstehen, sondern ob das Angebot von Kryptozahlungen diese Kosten verändert. Erledigt ein Mitarbeiter den Monatsabschluss ohnehin für Karten- und Bankzahlungen, zählen Sie nur die zusätzliche Zeit, die für die Zuordnung von Kryptoeingängen, die Prüfung nicht zugeordneter Bestellungen oder einen separaten Auszahlungseintrag anfällt.

Wenden Sie denselben Maßstab auf Software und Infrastruktur an. Ein neues Abo, das eigens für die Annahme von Kryptowährungen abgeschlossen wird, verursacht zusätzliche Kosten. Eine bereits genutzte Shop-Plattform oder ein bestehendes Buchhaltungssystem wird nicht automatisch zu Kryptokosten, nur weil Kryptodaten darüber laufen. War ein Tarif-Upgrade erforderlich, um die neue Zahlungsmethode zu unterstützen, erfassen Sie die Preisdifferenz und das Datum, ab dem sie anfiel.

Gemeinsam anfallende Kosten können für die Geschäftsleitung separat ausgewiesen werden. Sie sollten jedoch nicht vollständig den Kryptozahlungen zugerechnet werden, ohne dass dafür eine nachvollziehbare Verteilungsmethode vorliegt. Unterstützt ein vorhandenes Finanztool beispielsweise mehrere Zahlungsarten, rechnen Sie nur einen dokumentierten Anteil anhand eines geeigneten Maßstabs zu oder lassen Sie die Ausgabe aus der Summe der zusätzlichen Kosten heraus. So werden Kryptozahlungen beim Kostenvergleich pro Bestellung nicht mit Ausgaben belastet, die dem Händler ohnehin entstehen würden.

Weisen Sie zwei Zwischensummen aus: direkte zusätzliche Kosten und anteilig zugerechnete gemeinsame Kosten. Die erste zeigt, ob sich die monatliche Rechnung durch Kryptozahlungen verändert hat. Die zweite kann der Geschäftsleitung einen umfassenderen Überblick über die Betriebskosten geben. Kennzeichnen Sie beide Summen eindeutig, damit eine spätere Prüfung eine Kostenumlage nicht mit einer neuen Barausgabe verwechselt.

5. Abstimmungsaufwand auf Bestellebene messen

Bei 10.000 Bestellungen pro Monat können nicht zugeordnete Zahlungsbelege beim Monatsabschluss mehr Aufwand verursachen als einige wenige ungewöhnliche Sonderfälle. Erfassen Sie jede Abstimmungsaufgabe mit Bestell-ID, Rolle des Mitarbeiters, Zeitaufwand, Grund und Ergebnis. Sinnvolle Gründe sind beispielsweise eine fehlende Bestellreferenz, eine Betragsabweichung, eine verspätete Zahlung oder die Prüfung einer Rückerstattung.

Multiplizieren Sie bei jeder Aufgabe die erfassten Minuten mit dem passenden Vollkostensatz, sofern das Unternehmen Personalkosten in die interne Analyse einbezieht. Der Satz sollte sich nach der unternehmenseigenen Finanzmethode richten und nicht auf einem erfundenen Richtwert beruhen. Wird die Arbeitszeit nicht erfasst, beginnen Sie während des Pilotprojekts mit einer zeitlich begrenzten Stichprobe und weisen Sie den Erhebungszeitraum klar aus, statt eine Schätzung als gemessenen Monatswert darzustellen.

Vergleichen Sie den Zeitaufwand für den Monatsabschluss vor und nach der Einführung von Kryptozahlungen und verwenden Sie dabei dieselben Buchungsschnittdaten und Regeln für den Bestellstatus. Eine höhere Zuordnungsquote kann den Prüfaufwand verringern. Sie beweist jedoch nicht, dass der Prozess günstiger ist, solange das Team nicht erfasst, wie viele Arbeitsstunden oder Tickets sich verändert haben. Dokumentieren Sie alle manuellen Korrekturen, die zum Monatsende noch offen sind.

Zahlungsbelege sollten außerdem vor unbefugten Änderungen geschützt werden. Beschränken Sie den Zugriff auf Wallet- und Abstimmungstools auf namentlich benannte Mitarbeiter und speichern Sie Transaktionsreferenzen zusammen mit den Bestell-IDs. Der [Leitfaden zu Sicherheitsmaßnahmen für Kryptozahlungs-Gateways](https://payora.money/blog/crypto-payment-gateway-security?lang=hi) kann Teams dabei helfen, vor einem Pilotprojekt die Kontrollen zu überprüfen. Wenn der Händler die Kosten für die Abstimmung gesondert ausweisen möchte, sollte der Sicherheitsaufwand getrennt von der routinemäßigen Zuordnung erfasst werden.

6. Vor der Ausweitung Kriterien für die Pilotentscheidung festlegen

Legen Sie vor dem Start eine interne Obergrenze für die Kosten pro abgeschlossener Kryptobestellung sowie die Berechnungsregeln fest, anhand derer sie überprüft wird. Das Ziel legt der Händler selbst fest. Es kann sich an der Marge, an Plänen zur Kundengewinnung oder am Vergleich mit einer anderen Zahlungsmethode orientieren, sollte aber nicht als Branchenstandard dargestellt werden.

Legen Sie einen festen Pilotzeitraum fest und definieren Sie, welche Nachweise am Ende vorliegen müssen: Anzahl abgeschlossener Kryptobestellungen, direkte Gebühren, Zahl der Sonderfälle, Zeitaufwand für die Abstimmung, Rückerstattungsbelege und offene Fragen an den Anbieter. Fällt in den Zeitraum eine außergewöhnliche Werbeaktion oder ein vorübergehendes Betriebsproblem, kennzeichnen Sie dies, statt die Quelldaten anzupassen, damit das Ergebnis typischer erscheint.

Legen Sie neben den Kriterien für eine Ausweitung auch Bedingungen für einen Stopp fest. Pausieren Sie die Ausweitung beispielsweise, wenn sich der Nenner nicht mit den Bestell-IDs abgleichen lässt, die Bearbeitung von Sonderfällen unklar bleibt oder die gemessenen Kosten die genehmigte Obergrenze überschreiten. Fahren Sie erst fort, wenn sich die Tabelle anhand der gespeicherten Belege reproduzieren lässt. So wird aus der Aussage „keine Gateway-Gebühr“ ein Test, den die Finanzabteilung im nächsten Monat wiederholen kann.

Weisen Sie bei der Überprüfung das gemessene Ergebnis zusammen mit dem Nenner und der Kostenabgrenzung aus: abgeschlossene Kryptobestellungen, zusätzliche monatliche Kosten und Kosten pro abgeschlossener Bestellung. Wer die Kosten für Kryptozahlungen im Onlineshop berechnen möchte, sollte den Nenner eindeutig festlegen, bevor das Ergebnis als Grundlage für eine Entscheidung zur Ausweitung dient.